Privacyreglement Noordelijke Rekenkamer

Artikel 1 Begripsbepalingen
• onderzoek door de Noordelijke Rekenkamer: uitvoering van de wettelijke taak
op grond van artikelen 183 Provinciewet en volgende;
• respondenten: personen, bedrijven en instellingen die betrokken worden in onderzoek van de Noordelijke Rekenkamer door middel van (telefonisch) interview of vragenlijst;
• gegevensbestand: de NAW-gegevens van respondenten die voorzien zijn van
een in het onderzoek gebruikte (project- of client) code;
• gebruikersbestand: het bestand dat de onderzoeksgegevens bevat die niet
herleidbaar zijn tot individuele personen.
• de wet: Wet Bescherming Persoonsgegevens (6 juli 2000).

Artikel 2 Uitgangspunten ten aanzien van bescherming van gegevens
De gegevens uit de interviews worden uitsluitend in gecodeerde vorm (cijfercode) in het gebruikersbestand opgenomen.

Een directe identificatie van een respondent is uitgesloten omdat naam en adresgegevens losgekoppeld zijn van de (onderzoeks)gegevensverzameling.

De Noordelijke Rekenkamer draagt de verantwoordelijkheid voor de verzameling, verwerking en beheer van de gegevens, alsmede de verantwoordelijkheden voor feitelijk beheer van en toegang tot gegevensverzameling. De Noordelijke Rekenkamer zorgt voor een optimaal niveau van beveiliging en is er verantwoordelijk voor dat respondenten hun rechten kunnen uitoefenen zoals gegeven in de wet.

Artikel 3 Verantwoordelijkheid voor gegevensverzameling en gegevensverwerking De Noordelijke Rekenkamer is verantwoordelijk voor de tijdens het onderzoek verzamelde gegevens. Deze verantwoordelijkheid behelst de dagelijkse zorg voor en  het beheer van de gegevensverzameling en gegevensbewerking. De Noordelijke Rekenkamer leeft de wettelijke regels en het gestelde in dit privacyreglement nauwkeurig na.

Artikel 4 Toegang tot de gegevensverzameling
a. In de steekproef zijn geen persoonsgegevens opgenomen, maar uitsluitend een (project- of client) code. De NAW-gegevens die corresponderen met deze code worden versleuteld en apart van het gebruikersbestand opgeslagen (CD-ROM) of blijven bij de organisatie die het gegevensbestand beheert.
b. Het gegevensbestand is slechts toegankelijk voor medewerkers van de Noordelijke Rekenkamer die tot geheimhouding zijn verplicht en medewerkers die zijn ingehuurd door de Noordelijke Rekenkamer en een geheimhoudingsverklaring hebben ondertekend.
c. De gegevens in het gebruikersbestand zijn geanonimiseerd omdat uitsluitend gebruik worden gemaakt van een (project- of client) code. Het is niet mogelijk om deze te herleiden tot individuele personen, omdat deze gegevens niet zijn opgeslagen in het geautomatiseerde bestand/netwerk dat de Noordelijke Rekenkamer gebruikt bij de verwerking van haar onderzoeksdata.
d. Noch het gegevensbestand noch het gebruikersbestand wordt aan andere instellingen ter beschikking gesteld.

Artikel 5 Beveiliging
De Noordelijke Rekenkamer treft alle technische en organisatorische maatregelen, noodzakelijk voor een optimale beveiliging van de gegevensverzameling, zodat toegang door onbevoegden uitgesloten is.

Artikel 6 informatieverzameling en interviews
a. De organisatie die het gegevensbestand beheert en waar de Noordelijke
Rekenkamer in het kader van haar onderzoek toegang tot respondent zoekt om nadere informatie, draagt zorg voor het eerste contact met (potentiele) respondenten. Dit gebeurt door middel van een schriftelijke aankondiging van het onderzoek en het verzoek tot medewerking aan het onderzoek. Als bijlage bij een dergelijke brief wordt een korte notitie gevoegd, waarin staat omschreven doel van het onderzoek, taken en werkwijze van de Noordelijke Rekenkamer, hoofdpunten van dit privacyreglement en tot wie (potentiele) respondenten zich kunnen wenden met vragen over het verzoek.
b. Bij een negatieve respons wordt verder geen gebruik gemaakt van de mogelijkheid gegevens te koppelen aan het gebruikersbestand (namelijk de project- of clientcode). Bij een positieve respons zal voor korte tijd (alleen voor het maken afspraken) een koppeling tot stand worden gebracht tussen NAW- gegevens- en gebruikersbestand. Na afloop van het interview wordt deze koppeling verwijderd en wordt de verwerking en analyse van data uitsluitend gekoppeld aan de (project- of client) code.
c. Voorafgaand aan het interview of bij het uitreiken van de vragenlijst wordt op heldere wijze (schriftelijk of mondeling) voorlichting verstrekt over de doelstelling en inhoud van het interview of de vragenlijst. De medewerker van de Noordelijke Rekenkamer dient zich er van te vergewissen dat betrokkene in volledige vrijheid toestemt en zal drang uit te oefenen op betrokkene vermijden.
d. Ook al heeft betrokkene bij het eerste verzoek aangegeven mee te willen werken aan het onderzoek, kan betrokkene voorafgaand aan het interview dit standpunt herzien. De Noordelijke Rekenkamer verwijdert betrokkene dan uit de casusselectie.
e. Aan het begin van het interview of bij het uitreiken van de vragenlijst wordt betrokkene gewezen op het feit dat betrokkene anoniem blijft en op de vertrouwelijke behandeling van de antwoorden.
f. De directeur van de Noordelijke Rekenkamer houdt toezicht op het handelen van de medewerkers en waarborgt het naleven van dit privacyreglement.

Artikel 7 Actieve voorlichting
De directeur van de Noordelijke Rekenkamer draagt zorg voor toegankelijke voorlichting aan respondenten en andere bij het onderzoek betrokkenen over opzet en doelstelling van de onderzoeken van de Noordelijke Rekenkamer, over de hoofdpunten van dit privacyreglement en over de wijze waarop betrokkenen nadere informatie kunnen krijgen.

Artikel 8 Informatie op verzoek
Betrokkenen bij het onderzoek kunnen zich wenden tot de directeur van de Noordelijke Rekenkamer met vragen om nadere informatie. Het privacyreglement is kosteloos bij de Noordelijke Rekenkamer te verkrijgen.

Artikel 9 Verwijdering
Op schriftelijk verzoek van een respondent of diens wettelijk vertegenwoordiger verwijdert de Noordelijke Rekenkamer de over hem/haar in het kader van het onderzoek vastgelegde gegevens uit de gegevensverzameling.

Artikel 10 Rapportage en anonimiteit
In de rapportage over de uitkomsten van onderzoek worden gegevens voor zover het nodig is om daarover te rapporteren altijd geanonimiseerd en zijn nooit terug te herleiden tot individuele personen.

Artikel 11 Klachtenmogelijkheid
Respondenten kunnen zich te allen tijde schriftelijk of telefonisch wenden tot de directeur van de Noordelijke Rekenkamer met vragen of klachten. Deze reageert zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken.

Artikel 12 Klachtenbehandeling
Iedere bij het onderzoek betrokkene kan het College Bescherming Persoonsgegevens verzoeken een onderzoek naar de gegevensverwerking in te stellen zoals in de wet is voorzien. Het recht op toegang tot de rechter, zoals in de wet en andere wetgeving is vastgelegd geldt onverkort.

Artikel 13 Slotbepaling
Dit privacyreglement treedt in werking op 15 december 2005.

 

Alle hierboven beschreven bepalingen gelden ook voor het gebruik van deze website.

Over de Noordelijke Rekenkamer

De Noordelijke Rekenkamer is een onafhankelijk orgaan dat  de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid onderzoekt van het door de provincies Drenthe, Fryslân en Groningen gevoerde beleid. 

Neem contact op

Noordelijke Rekenkamer
Dr. Nassaulaan 5
9401 HJ  Assen

0592 30 47 90

Deze website gebruikt cookies om instellingen te onthouden. Ook gebruiken wij Google Analytics.